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28 de dezembro de 2013 - Frederico Marinho

Saindo de férias? Deixe a auto-resposta de ausência mais criativa

out-of-officeAuto-resposta de ausência ou mensagem out-of-office: aquele email que é enviado automaticamente como resposta para quem entra em contato com você na sua ausência. Como nós estamos no meio de uma temporada de férias, ou você vai utilizar uma daquelas auto-respostas prontas do seu programa de email ou vai receber um monte delas na sua caixa de entrada.

Mensagens de ausência são importantes, é quando você informa quando poderá dar um retorno para seu cliente e garante que ninguém ficará sem resposta. Mas isso não quer dizer que elas não possam ser um pouco mais divertidas, não acha?

Como inspiração, aqui estão alguns exemplos de pessoas que levaram as respostas automáticas de ausência a um novo nível de criatividade.

Eu devia fazer isso? Provavelmente, se você tiver um tempinho de sobra e se isso se encaixa na cultura da sua empresa e com as pessoas que podem entrar em contato com você.

Em primeiro lugar e como já era previsto, precisa ser útil

Antes de pensar na parte divertida, garanta que a mensagem cumpra o básico. Se faltar isso, não há criatividade que faça diferença.

  • Quando você vai retornar?
  • Você responderá com atraso ou estará completamente inacessível?
  • Quem estará responsável por resolver assuntos emergenciais na sua ausência?

Garanta que esses dados sejam informados e estejam claros. A parte criativa do email não deve ofuscar o que é o mais importante. Agora que isso já foi resolvido, vamos tentar fazer algumas pessoas sorrirem.

Inclua um pequeno vídeo

Uma vez recebi uma resposta automática de ausência de um colega de trabalho com uma surpresinha. Abaixo da mensagem de ausência, uma outra mensagem: “Ajude-me! Fui capturado por pessoas baixinhas e nervosas, com sérias necessidades… não terei acesso a email, telefone, sms ou internet até que suas necessidades sejam atendidas!

Após a mensagem havia um vídeo adorável de seus filhos pedindo um carrinho do batman e todos os doces do mundo.

O que eu entendi: Seu email é importante, mas estou abrindo mão do trabalho um pouco essa semana para passar algum tempo com meus filhos. Além de quebrar minha tensão por não ter uma resposta rápida para o meu problema, me lembrou que, às vezes, o trabalho pode esperar.

Se criar vídeos não é o seu forte, você pode sempre incluir algum vídeo divertido da sua empresa ou algum clip do youtube que permita compartilhamento. Por exemplo:

Desculpe-me por não poder ajudar agora. Estarei de férias até a próxima segunda-feira, quando lhe responderei. Se o assunto for urgente, entre em contato com José da Silva no email josedasilva@empresa.com.br. Como eu não quero que você fique de mãos vazias, deixo aqui um cãozinho para lhe fazer companhia:

Obs.: Se você fizer isso, lembre-se que a maioria dos programas de email não permitem vídeos nas mensagens, então insira uma screenshot com um link para o vídeo.

Dê a eles algo divertido para fazer

A primeira coisa que as pessoas pensam ao receber a sua auto-resposta de ausência é que você está de férias enquanto elas estão emperradas no escritório, trabalhando. Durante um feriado ou um período de férias, como este de final de ano, é bem provável que elas estejam recebendo muitas dessas mensagens, além da sua. Por que não tentar levantar o astral delas com um jogo?

Desculpe-me por não poder ajudar agora. Estarei de férias até a próxima segunda-feira, quando lhe responderei. Enquanto isso, ajude-me a encontrar um argumento entre meus colegas de trabalho:

quiz-duro-de-matar

Enquanto o exemplo acima é leve e divertido, você pode criar também um quiz realmente útil, que te ajude a alavancar seu trabalho quando voltar. Por exemplo, você pode perguntar: “Quais tópicos eu deveria abordar no meu blog?”.

Apenas seja útil (e humano)

Quer você tenha percebido ou não, muitos dos emails recebidos podem formar um padrão de dúvidas frequentes. Pense a respeito. Qual é a sua área de especialização? Quais são as dúvidas que você tem recebido no email constantemente? Enquanto você não está disponível para responder diretamente, informe algumas fontes que poderão auxiliar aqueles que entrarem em contato durante sua ausência.

Você tem que confeccionar seu email de auto-resposta baseado em quem entra em contato com mais frequência: colegas de trabalho ou clientes externos. Se você conseguir identificar, esse email de resposta pode ajudar a resolver algumas questões.

Olá, desculpe-me por estar indisponível. Estarei em uma conferência até a próxima segunda-feira e não terei acesso ao email. Seguem alguns links de informações que podem ser úteis enquanto eu estiver ausente:

  • Pensando em desenvolver um projeto conosco e gostaria de conhecer nosso portfólio? Acesse nosso site (link)
  • Tem alguma dúvida com relação aos nossos serviços? Acesse nosso FAQ (link)
  • Quer me convidar para almoçar? Que adorável! Assim que eu voltar combinamos.

Se você tem urgência, por favor entre em contato com meu colega de trabalho José da Silva pelo email josedasilva@empresa.com.br. Obrigado pela compreensão!

Obs.: Se você utiliza a plataforma Gmail, é possível direcionar para que as auto-respostas de ausência sejam enviadas apenas para seus colegas de trabalho. Assim, você pode fazer uma triagem dos emails e responder apenas a seus clientes, enquanto os emails internos ficam para quando voltar da conferência.

Você deve ter muitas outras coisas para fazer antes de sair em férias para se preocupar com mensagens de auto-resposta, mas se tiver algum tempo extra, um pouco de criatividade pode funcionar muito bem!

O que seria útil ou interessante pra você? Quais ideias você tem de como fazer que um email de auto-resposta de ausência deixe seu cliente menos desapontado?

Confira o artigo original: http://blog.hubspot.com/marketing/creative-out-of-office-messages-ht

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